FILERO
der Allrounder unter den Dokumenten-Management-Systemen

Dokumenten-Management-System, Enterprise-Content-Management-System  und Enterprise-Information-Management-System

sollistico® GmbH · Leuchtturm

Was Sie schon immer mit Dokumenten machen wollten, sich aber nie getraut haben
Dokumentenerfassung im Dokumentenmanagement-System

In der heutigen Zeit werden Sie mit einer permanent und rasant zunehmenden Daten- und Informationsflut in nahezu allen Bereichen Ihres Unternehmens konfrontiert. In vielen Unternehmen werden diese Daten und Informationen üblicherweise meist in verschiedenen Dateiformaten und unterschiedlichen Systemen an verschiedenen Orten, nicht selten sogar redundant, gespeichert bzw. archiviert. Dies führt zu zahlreichen, nicht unerheblichen damit verbundenen Nachteilen und somit zu erheblichen Kosten für die Unternehmen.

Zur Überwindung dieser unbefriedigenden Problematik empfehlen wird Ihnen den Einsatz eines Dokumentenmanagement-System. Ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) lässt sich als Dokumenten Management System (DMS) mit erweitertem Funktionsumfang verstehen.  Mit einem DMS können Sie uneingeschränkt sämtliche digitalen Dateiformate (E-Mails, Microsoft Office-Dokumente, Lotus Notes/IBM Notes/HCL Notes-Dokumente, PDFs, Fotos, Audio- und Videodateien) in nur einem einzigen System zentral speichern und archivieren. Dies gilt ausdrücklich auch für nicht gängige Formate, wie beispielsweise Entwurfszeichnungen, die mit AutoCAD erstellt wurden. Es stehen für die Speicherung von Daten im DMS zusätzlich verschiedene Optionen via Scanner zur Verfügung. 

Das Indexieren von nicht maschinenlesbaren PDF-Dateien, die beispielsweise beim Einscannen einer Rechnung entstehen können, wird durch die (optionale) Verwendung von OCR (automatisches Auslesen der enthaltenen Texte aus der als ein ganzes „Bild“ eingescannten Datei) sichergestellt. Dadurch entfällt das ansonsten zusätzlich erforderliche manuelle Eingeben von der Daten Metainformationen und weiteren Texten zu der eingescannten Datei, damit diese später auch von der DMS-Suche mit entsprechenden Suchbegriffen gut gefunden werden kann. Die DMS-Integration mit Microsoft-Office-Produkten bietet für Microsoft Outlook viele Möglichkeiten der vereinfachten, automatisierten Ablage im DMS durch Regeln (in Outlook). Darüber hinaus kann eine Dokumentenübergabe an das Dokumentenmanagement-System durch die Integration von bestehenden IT-Systemlandschaften mit FILERO erfolgen. Entsprechende Schnittstellen für SAP, Sage und SIMBA wurden bereits entwickelt.

Für die Suchindexierung der Metadaten dieser im DMS abgelegten Dateien nutzt FILERO die sogenannten, von den jeweiligen Herstellern bereitgestellten IFilter, welche für alle gebräuchlichen Dateiformate vorliegen. Das Anhängen und Archivieren von Dateien mit sehr exotischen Dateiformaten, für die keine IFilter zur Verfügung stehen, ist davon völlig unabhängig und uneingeschränkt möglich.

Für PDF-Dateien, E-Mails und Microsoft-Office-Dokumente steht im DMS eine integrierte, extrem schnelle Dokumentenvorschau zur Verfügung, bei der das Dokument nicht mit dem zugehörigen Programm, z. B. dem Adobe Acrobat Reader, geöffnet wird, sondern mit der DMS-eigenen PDF-Darstellung sofort im  Browser angezeigt wird.

Zusammenfassung der Vorteile einer Dokumentenerfassung mit dem DMS

  • FILERO als Dokumenten Management System (DMS): Alle Dateiformate sind zentral in nur einem einzigen leistungsfähigen System archivierbar. Dadurch Wegfall von Systemlandschaften und der damit einhergehenden Kosten.
  • Keine Formateinschränkungen: Es werden explizit auch nicht gängige Dateiformate unterstützt.
  • Microsoft-FILERO-Integration mit automatisierter, regelbasierter Ablage von Outlook-E-Mails im DMS.
  • Integrierte, extrem schnelle (!) Dokumentenvorschau für viele Dokumentformate.
  • Die automatisierte Archivierung von Papierdokumenten via Scanner (TWAIN) ist mit dem DMS möglich.
  • OCR (Zeichenerkennung) kann zur Archivierung via Scanner mit dem DMS optional genutzt werden.
  • Automatische Indexierung der Metadaten von archivierten Dateien.

Finden Sie alles, was Sie noch nie gesucht haben!
Hochperformante Suche

Die globale Suchfunktion im Dokumentenmanagement-System ist eines der hervorstechendsten Alleinstellungsmerkmale auf dem Markt der DMS- bzw. ECM-Systeme. Sie liefert geradezu rasend schnell Suchergebnisse und ist dabei so intuitiv und einfach zu bedienen, wie Sie es z. B. von der Google-Suche gewohnt sind. Dahinter steckt technisch eine rasend schnelle, objektorientierte Datenbank mit einer hoch performanten, professionellen Volltextsuche, die u. a. auf die beim Ablegen von Dokumenten im DMS automatisch ablaufende Realtime-Indexierung bzw. auf die damit erzeugten Indexe zurückgreift, und die einer Verschlagwortung, wie sie bei anderen Systemen häufig anzutreffen ist, haushoch überlegen ist.

Die sehr fein steuerbare DMS-Suche verfügt außerdem über eine Kategoriensuche (zur z. B. Suche nur in E-Mails), eine Feldsuche (z. B. im Betreff und/oder im Inhalt einer E-Mail) sowie eine Suche nach Begriffen, Teilbegriffen, historischen Daten (frühere Datensatzversionen) etc. Es kann auch innerhalb von Strukturen und in beliebig konfigurierbareren Trefferlisten gesucht werden. Schnellsuchen (auch personalisiert, pro Benutzergruppe, systemweit) sind darüber hinaus ebenso möglich wie Suchen mit booleschen Operatoren. Ein weiteres Feature der Suchfunktion im DMS stellt die kombinierte Volltextsuche in Dateien und Feldern für erweiterte, komplexere Suchanforderungen dar.

Lassen Sie sich diese beindruckende, rasante, leicht bedienbare, zeitsparende und somit hoch effiziente Suchfunktion im Dokumentenmanagement-System doch gern einmal unverbindlich von uns demonstrieren und testen Sie sie dabei auch selbst!

Zusammenfassung der Suchfunktion-Features im Dokumentenmanagement-System

  • Globale Suchfunktion mit rasend schnell angezeigten Suchergebnissen.
  • So intuitiv und einfach zu bedienen, wie Sie es z. B. von der Google-Suche gewohnt sind.
  • Rasend schnelle, objektorientierte Datenbank mit einer hoch performanten, professionellen Volltextsuche.
  • Zugriff u. a. auf die beim Ablegen von Dokumenten im DMS-System automatisch ablaufende Realtime-Indexierung (auf die von dieser erzeugten Indexe).
  • Kategoriensuche, Feldsuche; Suche nach Begriffen, Teilbegriffen, historischen Daten.
  • Suche innerhalb von Strukturen und in beliebig konfigurierbareren Trefferlisten.
  • Schnellsuchen und Suchen mit booleschen Operatoren.
  • Kombinierte Volltextsuche in Dateien und Feldern für erweiterte, komplexere Suchanforderungen.

Wenn Sie wüssten, was ein Dokumentenmanagement-System alles dokumentiert
Professionelle Historienverwaltung

Die Dokumente werden im Dokumentenmanagement-System automatisch versioniert gespeichert. Dabei legt das DMS bei jedem Sichern automatisch im Hintergrund eine neue Version an. Der User merkt davon nichts. Er arbeitet immer mit ein und demselben Dokument in Ihrem DMS. Ältere Versionsstände einer Datei können aber trotzdem leicht wiederhergestellt werden. Die Änderungshistorie einzelner Datensätze umfasst eine historische Protokollierung jeder Interaktion (z. B. Neuanlage, Ändern, etc.). Ein Löschen von Datensätzen ist dagegen aus Gründen der Vorgaben der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), die das DMS alle erfüllt, genauso wenig möglich, wie Sie in Ihrem FI-System auch keinen Buchungsbeleg löschen können. Um weiterhin ein übersichtliches System zu haben, können Dokumente in versteckte Ablageorte verschoben werden. Diese werden somit noch immer archivierungssicher gespeichert, aber ohne Sie zu stören. Um Redundanzen zu vermeiden, kann das DMS auf gespeicherte Datensätze verlinkt werden. Kopieren und mehrfaches Ablegen dieser Datensätze entfällt somit.

Zusammenfassung der Versionierungs-Features im Dokumentenmanagement-System

  • Automatische Versionierung sämtlicher im DMS gespeicherten Dokumente.
  • Leichte Wiederherstellung historischer Dokumentenversionen.
  • Kein Löschen von Datensätzen aus Gründen der Vorgaben der GDPdU.
  • Redundanzvermeidung: auf gespeicherte Datensätze kann im DMS verlinkt werden.

Die Bösen bleiben draußen und die Guten sehen nur, das was sie dürfen
Sicherheit und Rechte

Das DMS verfügt über ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept. Der Zugriff ist über ein steuerbarbares Zugriffs- und Berechtigungssystem bis hin zu den einzelnen Datensätzen und auch auf Feldebene fein granular steuerbar. Das Zugriffskonzept ist dabei benutzer- und gruppenbasiert sowie mandantenfähig. Die Vorgabe von Passwortkonventionen wird unterstützt. Sämtliche Änderungen am Zugriffs- und Berechtigungssystem werden automatisch vom DMS protokolliert. Es besteht somit im DMS eine hohe Systemsicherheit durch eine ausgefeilte Zugangskontrolle und eine voll transparente Nachvollziehbarkeit aller getätigten Änderungen in Summe.

Zusammenfassung der Sicherheits- und Rechte-Features im DMS

  • Das DMS verfügt über ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept.
  • Fein steuerbarbares Zugriffs- und Berechtigungssystem (u. a. auf Datensatz- und Feldebene).
  • Benutzer- und gruppenbasiertes Berechtigungssystem.
  • Mandantenfähigkeit auch in Bezug auf das Berechtigungssystem.
  • Unterstützung von Passwortkonventionen.
  • Automatische Protokollierung sämtlicher Änderungen. Voll transparente Nachvollziehbarkeit aller getätigten Änderungen.

Nicht der Gesetzgebung hinterherlaufen, sondern entspannt vorne weg
Gesetzgebung und Qualitätsmanagement zu dem ECM von FILERO

Im ECM kann die Lenkung von Prozessen mit Workflows automatisiert und optimiert werden. Es besteht ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept, welches die erfassten Daten schützt. Das ECM erfüllt darüber hinaus die Anforderungen der DSGVO und ist prüfungssicher gemäß den Vorgaben der GDPdU.

Zusammenfassung der 100%-Compliance seitens FILERO zu den gesetzlichen Vorgaben betreffend DSGVO und GDPdU sowie zu Funktionen zur Unterstützung des Qualitätsmanagements

  • Lenkung durch Workflows.
  • Sicherung durch Berechtigungen.
  • DSGVO-konform.
  • Prüfungssichergemäß den Vorgaben der GDPdU.

Im Funkloch entspannt weiterarbeiten
100% webfähig macht es dem Client einfach

Einer der großen Vorteile des DMS-Systems gegenüber anderen DMS- und ECM-Systemen liegt darin begründet, dass der Zugriff auf die im DMS archivierten Daten bzw. Dateien unabhängig von einem Windows- bzw. macOS-Client mit einem Standard-Webbrowser möglich ist. Alle archivierten Dateien sind dadurch von überall aus mit unterschiedlicher Hardware schnell und einfach verfügbar. Auch die Administration des DMS ist über die Weboberfläche komfortabel möglich.

Die Installation eines Clients auf Ihrem Endgerät ist zur Nutzung des DMS nicht zwingend erforderlich. Sie können deshalb auf beliebigen Endgeräten (Stand-PC, Notebook, Tablet, Smartphone) mit unterschiedlichen Betriebssystemen (Windows, Linux, Android, iOS, …), die lediglich über einen Webbrowser verfügen müssen, auch von jedem Ort der Welt außerhalb Ihres Unternehmens (z. B. bei Ihren Kunden) jederzeit direkt auf diese Daten zugreifen. Durch die technische Umsetzung mit modernsten Responsive-Design-Features ist das DMS auch mit Webbrowsern auf mobilen Geräten wie Tablets und Smartphones mit deren kleineren Displays gut bedienbar. Selbstverständlich verfügt das DMS über alle neuen Sicherheits-Features und eine ausgefeilte Berechtigungssteuerung, sodass auch solche Zugriffsoptionen optimal abgesichert werden können.

Außerdem steht für Microsoft-Windows- und Apple-macOS-Systeme jeweils ein DMS-Client zur Installation auf diesen Systemen zur Verfügung. Dieser DMS-Client bietet gegenüber dem Zugriff via Webbrowser eine stark erweiterte Komfortfunktionalität insbesondere für die Microsoft-Office-Programme Outlook, Word, Excel und PowerPoint, für die zusätzlich jeweils ein DMS-Add-in (Funktionserweiterung, u. a. eigene Menüpunkte, Suchfeld, Ordneranzeige usw.) zur Verfügung steht. Der Client stellt im Hintergrund sicher, dass alle Daten, die im DMS abgelegt werden sollen, dort auch abgelegt werden. Er dokumentiert dies auf der Client Oberflächen. Somit können Sie auch dann völlig entspannt im Zug einfach weiterarbeiten, wenn dieser mal ein Funkloch durchfährt. Die Sicherheit und Konsistenz Ihrer Daten bleibt von dem Funkloch unberührt.

Das DMS bietet eine perfekte Kombination aus einer webbasierten Anwendung und einer Desktop-Anwendung. Der installierbare Client mit den MS-Office-Add-ins bietet im Wesentlichen einen deutlich höheren Komfort gegenüber der rein webbasierten Anwendung. Dies bezieht sich z. B. ebenso auf die Versionierung. Sie können mit der webbasieren Anwendung auch alle diejenigen Tätigkeiten im DMS durchführen, die Sie mit dem installierten Client erledigen können. Allerdings müssen Sie dann z. B. zur Bearbeitung eines MS-Office-Dokuments dieses zunächst auf Ihr Gerät herunterladen, auf dem, wenn es sich um eine MS-Office-Datei handelt, idealerweise das entsprechende MS-Office-Programm installiert sein sollte. Sie können aber Dateien aus dem DMS  auch mit anderen Programmen bearbeiten (z. B. mit OpenOffice) und diese dann trotzdem auch versionieren.

Mit der sogenannten „My FilArea“ steht Ihnen in der DMS-Websicht ein eigener Arbeitsbereich mit Chat-Funktion zur Verfügung, der Sie bei der Dateibearbeitung und Kollaboration mit Ihren Kollegen unterstützt. Die „My FilArea“ ist von überall aus zugängig und und zeigt diejenigen Dateien an, die aktuell mit einer Exklusivsperre durch den eigenen User versehen sind, welche anderen Usern Schreibrechte zu denselben Dateien verwehrt. Bestehende Exklusivsperren können vom sperrenden User durch das Speichern und Schließen der gesperrten Dateien hier in der „My FilArea“ direkt gelöst werden. Diese Schreibrechte werden automatisch beim Öffnen einer Datei und für die Dauer der Bearbeitung an genau nur einen User vergeben. Somit muss der Benutzer sich nicht weiter damit beschäftigen. Es ist währenddessen allen Benutzern möglich, die Dokumente herunterzuladen. Lediglich das Versionierte abspeichern, der Schreibzugriff aif diese Datei, ist temporär nicht möglich, um Versionskonflikte zu vermeiden.

Die Webformulare Ihrer Eingabemasken im DMS lassen sich besonders schnell, einfach und komfortabel an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen (z. B. nicht genutzte Felder ausblenden, neue Felder hinzufügen, Felder vergrößern und verkleinern, Felder neu positionieren, Feldbezeichnungen anpassen, …).

Die DMS-Integration mit Microsoft-Office-Produkten bietet Ihnen für Outlook viele zeitsparende Möglichkeiten der automatisierten Ablage von E-Mails durch Regeln (in Outlook). E-Mails lassen sich im DMS Vorgängen zuordnen und diese können wesentlich (!) schneller, leichter und effizienter, als dies mit Outlook-Ordnern und der Outlook-Suche möglich ist, über die globale DMS-Suche wiedergefunden werden.

Ebenso ist die automatische Synchronisation von Kontakten in Outlook mit den korrespondierenden Kontakten im DMS möglich.

Lassen Sie sich dies doch gerne einfach einmal unverbindlich von uns zeigen und probieren Sie es dabei auch selbst aus! Sie werden erstaunt sein, wie sehr gut das DMS von FILERO dieses leidige, sattsam bekannte, überaus nervige Problem mit der Mail-Ablage und dem ineffizienten, langsamen Wiederauffinden von abgelegten Mails für Sie aus der Welt schaffen kann.

Zusammenfassung der Zugriffsoptionen des Dokumentenmanagement-System

  • Zugriff auf Ihr DMS-System über beliebige Endgeräte mit einem Standard-Webbrowser.
  • Ein installierbarer DMS-Client für den Komfortzugriff steht für Microsoft-Windows- und Apple-macOS-Systeme zur Verfügung,
  • Der DMS-Client kümmert sich um die Datenübertragung und stellt Ihnen den Status ihrer Dokumente übersichtlich dar.
  • DMS-Integration mit vielen Microsoft-Office-Produkten, DMS-Add-ins für die wichtigsten MS-Office-Programme.
  • Leistungsfähiges Outlook-Add-in mit besonders großem Funktionsumfang, das die Zusammenarbeit mit dem DMS zu einem Vergnügen macht.
  • Option der zeitsparenden, automatisierten Ablage von E-Mails im DMS durch Regeln in Outlook. E-Mails lassen sich im DMS Vorgängen zuordnen und können wesentlich schneller, besser und effizienter als mit Outlook-Ordnern und der Outlook-Suche über die globale DMS-Suche wiedergefunden werden.
  • Option der automatischen Synchronisation der Kontakte in Outlook mit den korrespondierenden Kontakten im DMS.
  • Webbasierte My FilArea für die Kollaboration mit Kollegen.
  • Die DMS-Webformulare mit ihren Eingabemasken lassen sich besonders schnell, einfach und komfortabel anpassen.
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