Mehr als nur Ablegen:
Workflows und Schnittstellen zur intellegenten Steuerrung ihrer Datenflüsse, sogar über die DMS-Systemgrenze hinaus

Die Eingangsrechnungsablage kann beispielsweise mit unserem Dokumentenmanagement-System Eingangsrechnungsworkflow unterstützt werden. Die erfassten und geprüften Rechnungen können durch die SAP-Schnittstelle auch direkt an Ihre SAP Systeme weitergeben werden.

Eingangsrechnungen erfassen, prüfen und an ihr SAP-System weitergeben

Mit dem von uns entwickelten Eingangsrechnungs-Workflow in dem Dokumentenmanagement-System FILERO können Sie in Eingangsrechnungen als Dokument ablegen sowie die darin enthalten Daten dann als Rechnung in jeweils mehreren Workflow-Schritten mit einer Doppelmaske (links geöffnete, abgelegte Rechnung, rechts daneben die Erfassungsmaske) bequem manuell erfassen (als Metadaten zur Eingangsrechnung) und anschließend vorprüfen.

Nach einer erfolgreichen Vorprüfung und dem Erreichen des  entsprechende korrespondierenden Status (Zahlungsfreigabe) im DMS-System werden die Rechnungsdaten aus dem DMS unmittelbar mittels einer monodirektionalen BAPI-Schnittstelle (RFC-fähiger SAP-Funktionsbaustein) an Ihr SAP®-System (ERP oder S/4HANA) übergeben.

In der Schnittstelle werden im ersten Schritt die vom DMS übermittelten Daten in Ihrem SAP®-System überprüft (Methode CHECK). Nach dieser Validierung erfolgt in Ihrem SAP®-System die automatische Anlage der entsprechenden Kreditorenrechnung und auch deren sofortige Buchung (Methode POST). Eine Anlage der Kreditorenrechnung ohne eine sofortige Buchung nur als vorerfasster Beleg ist mit einem anderen BAPI-Funktionsbaustein mit einer entsprechend konfigurierten Schnittstelle aber alternativ ebenso möglich.

Die bei einer erfolgreichen Buchung im SAP-System generierte SAP-Belegnummer wird über das SAP-BAPI sofort an das DMS-System zurückgegeben und dort den Metadaten der abgelegten Eingangsrechnung automatisch hinzugefügt. Über einen dem SAP-Beleg (gebuchte Kreditorenrechnung) bei dessen Anlage automatisch hinzugefügten Link kann außerdem von diesem Beleg aus SAP heraus jederzeit direkt zu der im DMS abgelegten Eingangsrechnung mit ihren Metadaten abgesprungen werden.

Eingangsrechnungen können mit der von uns entwickelten DMS-SAP-Schnittstelle somit von Mitarbeitern ohne SAP-Kenntnisse im Dokumentenmanagement-System vorerfasst und dann indirekt automatisch in SAP als vorerfasste oder sogar gebuchte Eingangsrechnung angelegt werden. Dazu müssen lediglich einmalig die SAP-Kreditorennummern den korrespondierenden Kreditoren im DMS zugeordnet werden.

Die Funktionalität der DMS-SAP-Schnittstelle wird von uns kontinuierlich dahingehend weiterentwickelt, dass die für eine indirekte Buchung im SAP-System über diese Schnittstelle vorab im DMS-System bereits erforderlichen SAP-Stammdaten, wie beispielsweise insbesondere die SAP-Kreditorennummern, in einem festzulegenden Rhythmus via einen automatischen Cron-Job im SAP-System oder jeweils direkt ausgelöst durch eine Änderung oder Neuanlage  eines Kreditors (bzw. Geschäftspartners in SAP S4/HANA) im SAP-System automatisiert aus SAP heraus an die korrespondierenden Kreditoren in das DMS übertragen bzw. mit diesen abgeglichen werden. Somit entfiele dann deren aktuell noch erforderlicher manueller Abgleich mittels eines manuellen Excel-Exports aus dem SAP-System heraus.

Es können außerdem z. B. einem Kreditor zugehörige Dokumente wie E-Mails, Eingangsrechnungen, Faxe und Papierdokumente jeweils vorgangsbezogen automatisiert im DMS gespeichert werden.  Darüber hinaus können angehängte Dokumente aus z. B. einer E-Mail automatisch aus dieser extrahiert und ebenso automatisch als einzelne Dokumente im DMS zu dem richtigen Vorgang abgelegt werden. Diese sind dann über den Link aus einer zugehörigen, in SAP über die DMS-SAP-Schnittstelle vorerfassten bzw. gebuchten Eingangsrechnung heraus ebenso schnell, direkt und einfach ohne Suchen zugänglich wie die gebuchte Eingangsrechnung selbst.

Der generische Aufbau dieser von uns entwickelten DMS-SAP-Schnittstelle ermöglicht mit relativ wenig Aufwand auch das Ansprechen von anderen SAP®-BAPIs. Entsprechend können wir für Sie weitere Schnittstellen mit anderer Funktionalität zur Erweiterung der Integration Ihres ECM-Systems mit Ihrem SAP-Systems entwickeln.

Das alles, und noch viel mehr

Das DMS-System kann auch mit vielen weiteren Systemen in Ihrem Unternehmen verbunden werden und so nahtlos in Ihrere Systemlandschaft integriert werden.

sollistico® GmbH · Leuchtturm

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