Die Schritte auf Ihrem Weg zum DMS-System FILERO

Der Prozess der Einführung eines Dokumentenmanagement-System beginnt mit einem Termin zur Analyse der Anforderungen und einer „Bestandaufnahme“ der in Ihrem Unternehmen vorhandenen IT-Systemlandschaft. Hierzu werden wir Ihnen viele Fragen stellen und diese mit Ihnen ausführlich erörtern.

Die Enterprise Information Management Software bietet einen hohen allgemeinen Sicherheitsstandard durch Komponenten wie z. B. Rechteverteilung, Benutzergruppen, Zugriffs- und Datenschutz. Hierzu müssen wir in diesem Termin grundlegende Dinge mit Ihnen abstimmen:

• Soll das DMS in einer Cloud-Umgebung oder physisch On Premise bei Ihnen im Hause oder in einem Rechenzentrum Ihres IT-Dienstleisters installiert werden?
• Das DMS ist hoch skalierbar von wenigen bis nahezu unendlich vielen Usern. Wie viele User werden in Ihrem Unternehmen mit dem Dokumentenmanagement-System arbeiten? Sollen die User in eine bestehende Single-Sign-on-Lösung integriert werden? Soll für die User eine Anbindung an bestehende Benutzerverwaltungssysteme (Active Directory, LDAP etc.) erfolgen?

Das DMS kann durch sein Standard-API für nahezu alle System-Bereiche nahtlos in Ihre bestehende IT-Systemlandschaft integriert werden:

• Die DMS-API (Application Programming Interface, Standard-Schnittstelle für den Datenaustausch mit existierenden Anwendungen) ist voll dokumentiert.
• Die DMS-API ermöglicht Datenreplikation mit anderen Systemen.
• Das DMS verwendet Standard-Schnittstellen (z. B. ODBC, JDBC, XML, SOAP).

Hierzu müssen wir in diesem Termin mit Ihnen klären, welche Integration vom DMS mit anderen Systemen in Ihrer Systemlandschaft sofort oder später gewünscht ist.

Auch bei einem potentiellen, später stark zunehmenden Datenzuwachs, z. B., wenn Ihr Unternehmen durch Zukäufe anderer Unternehmen stark wächst, kann das DMS durch seine hohe Skalier- und Erweiterbarkeit einfach mitwachsen. Das DMS bietet somit einen hohen Investitionsschutz.

Konnten wir Sie mit unserer Information und unseren Argumenten zum Dokumentenmanagement-System von FILERO überzeugen? Sie würden sich aber optional vor einer Entscheidung zunächst gerne die von uns vermittelten Informationen mit Ihren Kollegen und Entscheidern an einem voll funktionsfähigen DMS-System in Ihrem Unternehmen in aller Ruhe ausführlich ansehen und dessen Funktionsumfang selbst ausprobieren?

Gerne stellen wir ihnen eine voll funktionsfähige, kostenpflichtige, temporäre DMS-Testinstallation auf Ihrem eigenen Windows-Server zur Verfügung. Mit dieser können Sie dann, von uns mit Workshops, Customizing (Anpassung des Systems) und Support unterstützt, auf der „grünen Wiese“ mit ihren Tests der Demos sowie, in der Prototype-Version, mit der Konfiguration Ihrer individuellen Prozesse beginnen. Weiter Informationen zu dem Testsystem finden Sie hier.

Ihr neues DMS wird von uns in der Projektimplementierungsphase auf der von Ihnen dafür bereitgestellten Hard- und Softwareumgebung, ein Hardware-Server mit einem Server-Betriebssystem, installiert.

Um Ihnen einen ersten Anhaltspunkt geben zu können, welche technischen Mindestvoraussetzungen dazu im Detail erfüllt sein müssen, zeigen wir nachfolgend exemplarisch die technischen Voraussetzungen für ein Dokumentenmanagement-System mit ca. 10 Usern.

• Hardware-Server
  • 16 GB RAM Hauptspeicher
  • 5 GB Festplattenspeicherplatz für die Caché-Datenbank- und die DMS-Software
  • Festplattenspeicherplatz für die Daten: Der neben dem Speicherplatz des für das DMS-System selbst benötigten Speicherplatzes erforderliche zusätzliche Speicherplatz hängt vom Datenvolumen der im DMS zu archivierenden Dateien ab. Sie sollten diesen Wert nicht zu niedrig ansetzen und einen großzügig dimensionierten Puffer bei der Dimensionierung des Festplattenspeichers berücksichtigen.
    • Ausreichend Speicherplatz für alle Daten, die im Dokumentenmanagement-System archiviert werden sollen.
    • Für das sogenannte Journaling benötigt die Datenbank zusätzlich ausreichend Speicherplatz auf der Festplatte, um dort die Journaldateien speichern zu können. Hierbei handelt es sich um Textdateien, die alle Datenbanktransaktionen protokollieren und nach einem Systemausfall zur Wiederherstellung der Datenbank genutzt werden können.
• Software-Server auf dem Hardware-Server
  • Server-Betriebssystemsoftware ab „Microsoft Windows Server 2016“

Wir freuen uns darauf, mit Ihnen gemeinsam diese Beispielzahlen auf die konkreten Erfordernisse Ihres Unternehmens passend zuzuschneiden. Bitte kontaktieren Sie uns gerne dazu! 

In der Angebotsphase besprechen wir gemeinsam mit Ihnen u. a. den geplanten Funktionsumfang des einzurichtenden Dokumentenmanagement-System sowie sämtliche sonstigen Anforderungen und Details. Dazu zählen u. a. auch der Wartungsvertrag (Hotline, Support), die Anzahl der benötigten Lizenzen sowie die zukünftigen Updates des DMS-Systems und der Caché-Datenbank.

Daraus resultiert dann unser spezifisches Angebot an Sie.

Nachfolgend finden Sie zum Upgrade des Dokumentenmanagement-System und der zugehörigen Caché-Datenbank sowie zu den DMS-Lizenzen einige wichtige grundlegende Informationen:

• Das DMS-System und die zugehörige Caché-Datenbank werden gemeinsam bereitgestellt. Auch Updates werden stets zusammen für das Dokumentenmanagement-System und die Caché-Datenbank ausgeliefert. Sie müssen sich nicht um die Schnittstelle zwischen dem DMS und der Caché-Datenbank kümmern.
• Die relativ unkomplizierte Skalierbarkeit des DMS finden Sie auch in der Skalierbarkeit der benötigten Anzahl an Personenlizenzen wieder. Werden später zusätzliche solcher Lizenzen benötigt, so können diese i.d.R. kurzfristig innerhalb von 48 Std. geliefert werden, sodass Sie keinen Vorrat an Lizenzen benötigen.
• Lizenzen sind Personen zugeordnet, können aber auch jeweils sequentiell unterschiedlichen Personen zugeordnet werden (z. B. für Werkstudenten).

In der Implementierungsphase wird von der sollistico GmbH die DMS-Software inklusive der Caché-Datenbank auf dem von Ihnen bereitgestellten Server (Hardware-Server mit einem Server-Betriebssystem) installiert. Die Installation ist im Normallfall in relativ kurzer Zeit abgeschlossen, sodass danach bereits zeitnah mit dem Customizing begonnen werden kann.

Das Dokumentenmangement-System bietet eine hohe Individualisierbarkeit. Die Ablagestruktur im DMS kann nach Ihren Wünschen und spezifischen Erfordernissen gestaltet werden. So ist z. B. die Anlage branchespezifischer Ablageobjekte, z. B. die Anlage einer Struktur für Bauprojekte, problemlos möglich. Diese Struktur kann später erweitert und angepasst werden.

Das DMS ist u. a. mit Icons, Logos, Farben usw. sehr flexibel anpassbar an die Corporate Identity Ihres Unternehmens. Ca. 70.000 Icons bringt das DMS z. B. dazu bereits zur Auswahl mit. Auch die DMS-Weboberfläche bietet umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten inklusive der Option vorgeschalteter Firmenportalseiten.

Unternehmensprozesse, bereits bestehende und neue, können mithilfe von Workflows im Dokumentenmangement-System abgebildet werden. Wenn dies gewünscht und im Auftragsumfang enthalten ist, werden diese Workflows nun von uns ebenfalls angelegt.

Weitere Informationen zum Customizing und Weiterentwicklung finden Sie auch hier.

Wir richten außerdem die User-Konten und entsprechenden Berechtigungen für diejenigen Mitarbeiter ein, die mit dem DMS arbeiten werden. Das Berechtigungskonzept ist so granular aufgebaut, dass sogar auf Datensatzebene die Berechtigungen einzeln angepasst werden können. Diese können darüber hinaus auch in Verbindung mit bestehenden Benutzerverwaltungssystemen bzw. Verzeichnisdiensten und Netzwerkprotokollen (z. B. Active Directory von Microsoft, LDAP etc.) aufgebaut werden.

Die Migration existierender Archiv- und Aktendaten mit unseren Migrations-Tools sowie unsere Entwicklertestes zur Funktionalität des Systems bilden den Abschluss der Implementierungsphase.

Die Abnahmephase umfasst die Überprüfung der Implementierung mittels verschiedener Tests und Integrationstests. Zusammen mit Ihnen gehen wir gemeinsam die einzelnen beauftragten und abzunehmenden Funktionen in Ihrem neuen DMS durch. Offene Punkte werden möglichst kurzfristig geklärt und behoben.

In dieser Abnahmephase beginnen wir mit der Erstellung der Systemdokumentation Ihres spezifischen DMS, die in der folgenden Schulungs- und Systemdokumentationsphase abgeschlossen wird.

Die Unterzeichnung des Abnahmeprotokolls bildet den formellen Abschluss der Abnahme.

Gemeinsam mit Ihnen legen wir die Zielgruppen für die DMS-Schulungen fest. Diese könnten z. B. Key-User und „normale“ User sein. Wir erstellen dann dazu die Schulungsunterlagen und führen die Schulungen durch.

In der Abnahmephase haben wir bereits mit der Erstellung der Systemdokumentation Ihres spezifisch ausgeprägten Dokumentenmanagement-Systems begonnen, die in dieser Phase abgeschlossen wird.

Der letzte Schritt der Implementierung Ihres neuen FILERO-Systems stellt die offizielle Produktivsetzung zu einem festgelegten Stichtag dar. Ab diesem Tag ist das neue FILERO-System das produktive DMS-System in Ihrem Unternehmen bzw. Konzernteilbereich. Sofern Sie ein Vorgängersystem betrieben haben, wird dieses i.d.R. zeitgleich abgeschaltet bzw. der Zugriff darauf nur noch im Lesemodus ermöglicht.

In der Post-Go-Live-Phase in den ersten 2 Wochen nach dem Go-live-Termin Ihres neuen DMS-Systems können wir Ihnen optional eine intensive Anlaufunterstützung anbieten.

Somit ist gewährleistet, dass Sie bei eventuell auftretenden Schwierigkeiten und Fragen kurzfristig kompetente Unterstützung erhalten.

Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang auch eine engmaschige Einbindung der DMS-Key-User, die in der Post-Go-live-Phase ausreichend Zeit für DMS-Support-Aufgaben zur Verfügung haben sollten.

Dies alles gewährleistet für alle Beteiligten nach unserer Erfahrung aus zahlreichen DMS-Implementationsprojekten einen möglichst reibungslosen Übergang zu der neuen Dokumentenmangement-System Software in Ihrem Unternehmen.

Eine Software „lebt“ und erfordert eine kontinuierliche Wartung, um sie stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Dies wird unter den Begriffen Change Management und PLM (Product Lifecyle Management) zusammengefasst. Hierzu zählen u. a. System-Updates, die Behebung von aus Incidents (Fehlern) resultierenden Changes sowie Changes, die vom Business angefordert werden, um die Funktionalität des DMS mit neuen Funktionen und Prozessen anzupassen oder zu ergänzen. Diese können z. B. ein neuer Workflow oder eine neue Schnittstelle sein.

Zu all diesen Themen steht Ihnen die sollistico GmbH auch nach dem Go-live Ihres neuen Dokumentenmanagement-Systems als erfahrener und zuverlässiger Partner gerne zur Verfügung.

In diesem Zusammenhang kommt auch einer der Vorteile  des DMS von FILERO zum Tragen:

• Das System kann sogar von technisch affinen Fachabteilungsmitarbeitern weiterentwickelt werden.
• Nach einer relativ kurzen Einarbeitungszeit können diese meist schon nach einigen Tagen ohne unsere Unterstützung z. B. einzelne Felder oder Bedingungen selber hinzufügen sowie Masken selber erstellen.
• Diese technisch affinen User aus Ihrem eigenen Unternehmen können (mit der entsprechenden Berechtigung) über die administrative DMS-Oberfläche zur dynamischen Anlage, Definition und Wartung von Feldern, Benutzern, Gruppenkonzepten und Archivierungshierarchien optional weite Teile der Wartung des Systems selbst übernehmen.