Die Varianten eines Dokumenten-Management-Systems
Wir suchen nicht, wir greifen zu.

Auch bei verschiedenen System-Varianten den Durchblick behalten.

sollistico® GmbH · Leuchtturm

Warum ist ein Dokumentenmanagementsystem DMS, ECM oder EIMS nötig

Ein Dokumenten-Management-System, kurz DMS, wird zur Digitalisierung und Speicherung von Dokumenten genutzt. Mit der Veröffentlichung der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD“, durch das Bundesfinanzministerium am 14. 11. 2014, die Vorgaben für die steuerrechtskonforme Organisation der elektronischen Buchführung und für weitere EDV-Systeme im Unternehmen, in denen steuerrelevante Daten erfasst oder verarbeitet werden enthalten, ist hat u. a. die Bedeutung von Dokumenten-Management-Systemen für Unternehmen stark zugenommen. Diese sind  für für die Unternehmen wichtige GoBD-konforme Instrumente zur Digitalisierung ihrer stuerrelevanten Daten. Ein  Ziel  der Vorgaben aus dem GoBD ist es, das Verständnis von Prüfern für die Systeme oder Verfahren in der Dokumentation zu vereinfachen.

Was ist ein Dokumenten-Management-System (DMS)

Ein Dokumenten-Management-System  (DMS) ist ein Softwaresystem, welches Dokumente in verschiedenen Formen zentral speichert und abrufbar bereitstellt. Dabei sind unterscheidliche Dokumentenformen verwendbar. So z. B. E-Mail, PDF, Word-Dokumente, Bilder, Videos und viele andere Formate. Das Dokumenten Management System ist für die sichere, GdBB-konforme Verwaltung, Speicherung, Archivierung sowie das Abrufen der Dokumente bzw. der erfassten Daten verantwortlich.

Ein großer Vorteil des Einsatzes eines DMS gegenüber anderen Verfahren zur Dokumentenspeicherung besteht darin, dass die zu speichernden Daten an einem zentralen Ort hinterlegt werden. Dies kann ein lokaler Server im Unternehmen oder ein Server in einer  Cloud sein. Der Zugriff auf die jeweiligen in einer Datenbank des CMS-Systems auf dem Server gespeicherten Daten erfolgt über leicht bedienbare Verwaltungsoberflächen. Er kann von jedem Ort der Welt (je nach Berechtigung) erfolgen. Hinzu kommt die Versionierung der Dokumente. Hierbei wird beim Speichern eines Dokuments jeweils automatsich zu der bestehenden Version zusätzlich eine neue Version angelegt. Die Meta-Informationen zu den jeweiligen Änderungen eiens Dokumentes werden ebenso erfasst (mit Zeitstempel und Benutzererfassung).

Ein  Anwendungsbereich  eines DMS ist derjenige, in Papierform vorhandene Akten in eine digitale Form zu transferieren, zu verwalten und deren Verfügbarkeit zu vereinfachen. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) werden in Unternehmen unterschiedlicher Größe allgemein immer beliebter, denn die Vorteile für ein solches System liegen sozusagen auf der Hand. So ist das einfache und schnelle Suchen von und in Dokumenten „per Knopfdruck“ nach Autor, Abteilung, Projekt, Kategorie, Status oder anderen Kriterien möglich. Eine solche elektronische Suche in elektronische Akten spart enorm viel Arbeitszeit gegenüber einer Suche in einem Papierarchiv ein. Auch die Lagerungskosten der Dokumente oder Akten können  mit unter ein Grund sein, über die Einführung eines Dokumenten-Management-System nachzudenken.

Das Enterprise-Content-Management (ECM)

Der Unterschied eines ECM im Vergleich zu einem DMS ist in  dem unterschiedlichen Funktionsumfangh der beiden Systeme zu suchen. So ist es mit einem Enterprise-Content-Management-System, kurz ECM-System, möglich, bestimmte Anforderungen zu einem Dokument zu hinterlegen. Ein Enterprise-Content-Management-System ist zusätzlich in der Lage, den Nutzern Ordnerstrukturen sowie erweiterte Informationen zu den Dokumenten oder zum jeweiligen Projekt zur Verfügung zu stellen. Die Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung von Unternehmensinformationen sollten vorzugsweise durch ein leistungsfähigeres Enterprise-Content-Management (ECM) ermöglicht und gewährleistet werden.

Weitere Vorteile eines Enterprise Content Management System (ECM-Systems) sind die stufenlosen Erweiterungsmöglichkeiten (Skalierbarkeit) für die jeweilige Unternehmensanforderungen. So sind zum Beispiel in dem FILERO-EMS-System SAP-Schnittstellen, eine MS-Outlook-Integration für die E-Mail-Archivierung oder auch der FILERO-Reader, der dazu dient, strukturierte Daten von oder nach als Import oder Export als verschiedene Datenquellen (z.B. Excel, XML, CSV, TXT) zu ermöglichen . Auf den Punkt gebracht umfassen Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM-Systeme) alle Techniken, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Speicherung, Bereitstellung, Verwaltung und Bewahrung von Inhalten und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse.

FILERO, ein Enterprise Information Management System (EIM)

Worin unterscheidet sich ein Enterprise-Information-Management-System vom einem Enterprise Content-Management-System? Enterprise-Information-Management-Systeme (EIM-System, auch EIMS-System) wurden hinsichtlich einer leichteren Bedienbarkeit durch nicht technisch versierte  Benutzer optimiert. Damit wurden solche Anforderungen, die z. B. in Web-Unternehmensforen eine große Rolle spielen, von den Software-Herstellern bereits umgesetzt. So stehen beispielsweise die Benutzerfreundlichkeit, das responsive Design oder aber auch eine klare und verständliche Menüführung im Fokus dieser Systeme.

Die Hersteller versuchen, das mobile Arbeiten zu unterstützen sowie verschiedene Bedienkonzepte zu entwickeln. Ihr Ziel ist es, eine Umgebung zu schaffen, in der sich der Benutzer schnell und selbsterklärend zurechtfindet. Hinzu kommen Themen wie Kollaboration, Compliance (DSGVO), Digitalisierung und Mobilität, die abdeckt und unterstützt werden wollen.

Welches Dokumenten-Management-System ist das richtige für mein Unternehmen

Auf diese Frage werden Sie mit großer Wahrscheinlichkeit viele mögliche Antworten bekommen. Um den Anforderungen unserer Kunden gerecht werden zu können, nutzen wir für sie das FILERO- Enterprise-Information-Management-System (EIMS). Dieses Enterprise-Content-Management System erfüllt u. a. vollständig die erhöhten Anforderungen der GoBD-Vorgaben der Finanzämter, die für Unternehmen egal welcher Größe essentiell sind. Viele weitere Vorteile, die dafür sprechen, das FILERO-Enterprise-Information-Management-System (EIMS) in Ihrem Unternehmen einzusetzen, finden Sie unter FILERO.

FILERO Enterprise Information Management System

Wenn Sie es leid sind, stundenlang Unterlagen und Informationen zu suchen, sondern lieber Informationen genau dann bekommen, wenn sie benötigt werden, dann ist FILERO das richtige System für Sie. FILERO ist individuell auf die Strukturen und Prozesse in Ihrem Unternehmen anpassbar. Durch die intuitive Suche wie bei Google, finden Sie Dokumente und Informationen jederzeit einfach über Ihren Browser wieder.

FILERO kann sowohl für die Pflege von Stammdaten als auch für die Ablage von Dokumenten, E-Mails oder auch für die Aufgabenzuteilung der Mitarbeiter verwendet werden. Die prüfungssichere Ablage aller Dateiformate ist eine der Kernfunktionen von FILERO. Eine weitere Kernfunktion ist das individuell gestaltbare Berechtigungskonzept, das bis auf Dateiebene angepasst werden kann.

Ihre Vorteile

  • schnelles und einfaches Finden von Objekten
  • wiederkehrende und komplexe Suchen können gespeichert werden
  • Individuell anpassbare Symbolik und Optik des Systems
  • revisionssichere Ablage
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